時間管理のマトリックスとは? 『7つの習慣』でも紹介されています

ビジネススキル
新卒ちゃん
新卒ちゃん

わたし「マトリックス」大好きです!

バリキャリ先輩
バリキャリ先輩

マトリックスって縦横に分割してあるから、見やすいのよね。

時間管理でもマトリックスをつかうのが効果的よ。

新卒ちゃん
新卒ちゃん

キアヌ・リーブスは縦横に分かれたりしませんよ。

バリキャリ先輩
バリキャリ先輩

あ、映画のほうね。

こんにちは、Yunです!

時間管理について調べるなかで「時間管理のおすすめの方法はないか」「時間管理のやり方って具体的にどうしたらいいのか」と悩んでいませんか?

そんな悩みをお持ちの方に、こちらの記事では時間管理のためのおすすめ思考ツールを紹介します!

この記事はこんな人におすすめ!
  • 時間管理ができなくて悩んでいる人
  • 手帳やノートを使っているが、時間管理に失敗しやすい人
  • 具体的な時間管理の方法を知りたい人
記事の内容まとめ
バリキャリ先輩
バリキャリ先輩
  • 時間管理のためにはタスクを優先順位で整理することが必要よ。
  • 優先順位は「緊急度」と「重要度」の2軸で評価できるわ。
  • 「あなたにとって」重要なタスクを見つけ出し、そこに力を注ぐのが効率的な時間の使い方になるわ。

この記事を読めば、時間を効率的に使う具体的な方法がわかります!

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時間管理マトリックスはどのような人に必要か

  • 1日中重要度の低い問題の対処に追われている人
  • 忙しいのに自分の仕事の重要性をあまり感じられない人
  • 長期的な目標はあるが、それに取りくむための余裕やエネルギーがない人
新卒ちゃん
新卒ちゃん

わたしけっこう当てはまってます。

時間管理マトリックスとはなにか

時間管理マトリックスはアイゼンハワー・マトリックス、優先順位のマトリックス、7つの習慣のマトリックスなどとも呼ばれます。

時間管理マトリックスはタスクを緊急度と重要度で分類するタスク管理ツールです。このフレームワークでは、あなたが抱えているタスクを以下の4つに分類します。

  • 「すぐにやるタスク」
  • 「予定に入れるタスク」
  • 「誰かに任せるタスク」
  • 「削除するタスク」
バリキャリ先輩
バリキャリ先輩

くわしい内容は続きを読んでね!

時間管理マトリックスの歴史

ドワイト・D・アイゼンハワー元大統領
  • アイゼンハワー元米大統領が考案し、米陸軍大将・米大統領としてこの手法でタスク管理をおこなった
  • アイゼンハワーは「緊急は重要ではなく、重要は緊急ではない」と述べた
  • ベストセラー『7つの習慣』の著者スティーブン・コビーは、著書のなかでこのフレームワークを紹介し、日本でも普及した

時間管理のマトリックスは欧米ではアイゼンハワー・マトリックス(the Eisenhower Matrix)として知られています。

この手法は第34代アメリカ大統領、ドワイト・D・アイゼンハワー(1890-1969)にちなんで名付けられました。

アイゼンハワー大統領は1954年、演説中に無名の大学教授の言葉を引用してこう言いました。「私は緊急なものと重要なもの、2種類の問題を抱えている。緊急なものは重要ではなく、重要なものは決して緊急ではない。

数十年後、スティーブン・コビーは、アイゼンハワーのフレームワークを著書『7つの習慣』で広めました。コヴィーの功績により、アイゼンハワー・マトリックスは、ビジネスにおける時間管理と意思決定のフレームワークとして広く使用されるようになりました。

バリキャリ先輩
バリキャリ先輩

『7つの習慣』は世界で4,000万部以上発行されている超ベストセラーよ!

\時間管理のしかたも含めた、社会人が人生で大切にすべきことが書かれ名著

時間管理マトリックスの重要性

  • 仕事に余裕ができる
  • ストレスが軽減する
  • より良いワークライフバランスを実現できる

緊急タスクと重要タスクの見分け方

緊急と重要は似たような言葉に聞こえるかもしれませんが、この2つの違いは非常に重要です。

時間管理マトリックスで緊急と重要を区別することで、すぐに取りかかるべきタスクや、他のチームメンバーに任せるべきタスクを特定しやすくなります。

緊急タスクとは

緊急タスクの例
  • 締め切り間近のタスク
  • クライアントからの緊急の依頼
  • メールの返信や電話の折り返し

緊急タスクとは、すぐに対応が必要な事項です。これらは目に見えている問題であり、今すぐ注意を払う必要があります。

緊急タスクは、完了しない場合に明確な損失が発生します。

緊急の仕事は避けられませんが、対処に時間をかけすぎると多大なストレスが発生し、疲弊します。

新卒ちゃん
新卒ちゃん

わたしこういうタスクで1日がほぼ終わります……。

重要タスクとは

重要タスクの例
  • 長期計画を立てること
  • 人脈づくり
  • 読書・体力トレーニングなどの自己投資

重要タスクは、長期的な目標と人生の目的に合致するものです。これらのタスクの対処には、計画性と人生哲学が必要です。

重要タスクにかける時間は、時間・体力・精神力の浪費ではなく、価値ある財産への投資になります。

なにが重要タスクかは人それぞれであり、あなた自身の価値観や個人的な目標によって異なります。あなたにとってなにが重要かは、他の誰にも決められません。

新卒ちゃん
新卒ちゃん

本当に大切なのはこういうタスクなんですね!

時間管理マトリックスの4つの領域

時間管理マトリックスには以下の4つの領域があります。

  • 「すぐにやるタスク」
  • 「予定に入れるタスク」
  • 「誰かに任せるタスク」
  • 「削除するタスク」

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第1領域:「すぐにやるタスク」

  • 緊急かつ重要なタスク
  • 期限をすぎると、重大な損失を発生させる場合が多い
  • 多くの人が、時間の大半をこの第1領域の対処に使っている
  • 緊急と重要の違いを一番意識する必要があるタスク

第1領域は、緊急かつ重要であるため、すぐに取りかかる必要があります。

この領域には通常期限があり、それを過ぎることは損失を発生させます。したがってこの領域は「問題」や「危機」として解釈されます。

多くの人がこの第1領域の対処のために1日を使い切っています。しかし第1領域にばかり時間を費やしていると、そのほかの重要なことに取りくめず「時間に追われる人」に転落することになります。

第1領域にあるタスクが、本当に「あなたにとって」重要なものかを見直してみましょう。

なかには「誰かにとって」重要なだけの、あなたがやる必要のない第3領域(「誰かに任せるタスク」)に移せるものがあるかもしれません。

新卒ちゃん
新卒ちゃん

わたしにとって重要なことは「幸せだと思える人生を生きられること」です!

第2領域:「予定に入れるタスク」

  • 緊急ではないが重要なタスク
  • 長期目標においてはこのタスクを進めることがもっとも重要になる

第2領域は重要な課題ですが、緊急ではないためすぐに対処する必要はありません。

しかし『7つの領域』ではこの領域をもっとも重要視しています。この領域を先延ばしにして手をつけないことは、人生の長期目標から行動を遠ざけていくことです。

時間管理は、この第2領域に取りくむ時間を確保して計画すると、スケジュールに柔軟性と余裕が生まれます。

新卒ちゃん
新卒ちゃん

いつでもできると思って放置しちゃうとよくないんですね。

第3領域:「誰かに任せるタスク」

  • 緊急だが重要ではないタスク
  • 急ぎの対処が必要だが、あなたがそれをやる必要性はない
  • このタスクはほかの人に任せたほうがうまくいく場合がある

第3領域は緊急だが、重要ではないタスクです。これらは対処を必要としていますが、あなたにとって重要なタスクではないため、あなたが時間を割く必要性はありません。

あなたとしてはなるべく時間をかけたくないタスクですが、対処を必要としているため計画から削除することはできません。

これらのタスクは、あなたよりも時間的余裕がある人や、あなたよりも適性が高い人に任せることを検討しましょう。

新卒ちゃん
新卒ちゃん

わたしは新人だから任せられる相手がいません……。

バリキャリ先輩
バリキャリ先輩

人に依頼するだけじゃなくて、アプリやAIで自動化することも「任せる」と言えるわ。

第4領域:「削除するタスク」

  • 緊急ではなく、重要でもないタスク
  • あなたのやることリストから削除するべきタスク

第4領域は、緊急ではなく、重要でもないタスクです。

期限はなく、タスクへの対処の必要性も低いので、それをしないことの問題は軽微です。

ほかの優先順位が高い事項が完了したあとに、気分転換として取りくむのはよいかもしれませんが、ほかのタスクと優先順位を交換するべきではありません。

新卒ちゃん
新卒ちゃん

やらなくていいなら、やりたくないです!

時間管理マトリックスの具体例

なにが重要度の高いことかはその人の立場・役割によって変わります。

時間管理マトリックスにおいて中核的なポイントは「なにが自分にとって本当に重要なことか」を見極めることです。上記はあくまで例であり、「あなたにとって」重要なことを検討したうえでマトリックスを作成しましょう。

時間管理マトリックスを使いこなすことで変わること

時間管理マトリックスをつねに描けるようになることは、仕事だけでなく私生活も改善します。

  • 人生や組織にインパクトのあるタスクに集中できる
  • 人生の長期的な目標を見失わなくなる
  • 日々の過ごし方が長期目標にそうことで、人生の充実感が増す
新卒ちゃん
新卒ちゃん

時間管理ができるようになりたいです!

\ 在宅時間を有効活用してスキルアップを目指そう!/
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