『知恵の9割は、時間について賢くなることである』
セオドア・ルーズベルトの格言ね。
時間管理の能力がほかのたくさんの能力につながってるっていう意味ね。
『100の9割は800である』
あ、ただの計算苦手な人だった。
こんにちは、Yunです！
仕事の効率化について調べるなかで「時間管理ができない」「タスク管理が苦手」と悩んでいませんか？
そんな悩みをお持ちの方に、こちらの記事ではおすすめの時間管理の方法を紹介しています！
この記事を読めばどうすれば時間を管理できるようになるかがわかります！
時間管理とは
時間管理（Time Management / タイムマネジメント）とは、生産性・効率を最大化するために作業にかかる時間量を計画・整理することです。
限られた時間のなかで1日を有効に使い、目標を達成するための重要なビジネススキルです。
一方、時間管理とは1日のなかに予定をびっしりと詰めこむことではありません。過密で柔軟性に欠けたスケジュールは、アクシデントに弱くなったり、健康や幸福を犠牲にしたりします。
時間管理術は、生産性と柔軟性を同時に向上させる技術です。これまでよりも達成できるタスクを増やしつつ、プラスアルファのことに挑戦する余裕も生まれます。
時間を管理できるようになるまでは、ほかのなにも管理することはできない。
ピーター・F・ドラッカー
時間をうまく使えるようになりたいです！
時間管理が重要な理由
タイムマネジメントができたらいいこといっぱいですね！
おすすめの時間管理の方法
1. 時間の使い方を認識する
効率化に手をつける前に、現状のあなたの時間の使い方を確認しましょう。時間管理が不十分なうちは、かならずアンバランスな使い方になっています。
あなたがもっとも苦手としているタスクを認識しましょう。それを削るか、終わらせるかすることで時間は効率化できます。
多くの人にとってもっとも生産性が高い時間帯は朝、それも早朝です。夜に近づくほど脳は処理疲れしていきます。効率を優先するなら、午前中に活動することははずせません。
朝が大事なんですね。
2. 目標を設定する
目標設定では、SMART目標（SMART goals）を意識しましょう。
「SMART」とは上記の頭文字をとった言葉で、優れた目標設定に必要な条件が整理されています。
目標が明確であれば「どうすれば目標を達成したと言えるのか」がわかります。つぎに、目標達成とは関係が薄いものはなにかもわかります。ここまでわかれば、タスクの優先順位がつけられるようになります。
なんのために頑張るかが大事なんですね。
目標の設定方法については、こちらの記事で解説しています！
3. 優先順位をつける
優先順位をつけることは効率化にとって中核的な価値をもちます。優先順位があいまいであれば、すべての時間管理に関するスキルが失敗します。
目標達成に欠かせないタスクは優先順位が高くなります。もっとも優先順位が高いタスクは、目標達成に必要で、かつあなたの長期的な価値観に合致するタスクです。
あなたが昇進を望むなら、昇進のチャンスにかかわるタスクを優先しましょう。家族との時間が大切なら、毎週の休日の確保を最優先しましょう。
優先順位は、明確な目標がないと決められないわ。
4. 不必要なタスクを削除する
優先順位がついたあとは、あなたにとって不要なタスクも見えてきます。
緊急ではなく、重要でもないタスクはやらないに越したことはありません。
あなたの抱えている仕事を緊急度と重要度で分類しましょう。これについては「アイゼンハワー・マトリクス」（時間管理のマトリックス）が有名なツールです。
緊急ではなく、重要じゃないならやらないほうがいいんですね！
アイゼンハワー・マトリクスについてはこちらの記事でくわしく解説しています！
5. 仕事を人に任せる
任せられる仕事は他の人に任せましょう。
期日は存在していてやらないわけにはいけないが、あなたにとって重要ではないタスクは他の人に任せるほうが効率的です。
もしあなたがマネージャーであれば、そのタスクに専門性や情熱をもっているメンバーに任せれば、信頼関係を築くことにもつながります。
緊急ではあるけど重要じゃないタスクは人に任せたほうがいいんですね！
6. 先延ばしをやめる
その日に終わらせることリストに載せているタスクは、どれだけ優先順位が低いタスクもその日に終わらせなければいけません。
優先順位を低くつけることは、期日を超えた先延ばしを許すこととは違います。
先延ばしを防止するには、いやなことを1日の最初におこなう「カエル方式」と、取りかかりやすいタスクからはじめて、勢いをつけてから困難なタスクに着手する「雪だるま方式」があります。
いやでもやらないといけないのが、仕事ですよね〜。
7. 締め切りを設定する
あなたのタスクに明確な期限はありますか？ 期限を設定することは、効率化について考えることとほぼ同じです。
膨大なタスクを期限までに終わらせる方法を考えるときは「いかに少ない労力で目標を達成できるか」に集中しましょう。
いくつかの似たようなタスクを同じグループにまとめて一度に終わらせられないか検討してみてください。くりかえしおこなっている作業はマクロやスクリプト、AIで自動化できるかもしれません。
ここまで述べてきたように、削除できるタスクや人に任せられるタスクもあるかもしれません。
自分で期限を決めるんですね！
8. 計画をたてる
細かいタスクだけを見て、計画の全体像を見失っていてはいけません。今取りくんでいる仕事は、あなたの長期目標達成までのどこかに位置付けられたタスクのはずです。
小さなタスクを期限ごとに並べてみると、計画の全体像が見えます。そのときに、より効率的に仕事を進める方法が見えてくるかもしれません。この段階で、複数のタスクをまとめられることに気づくことはよくあります。
計画の1つめのタスクには1日でも早く取りくみましょう。すべてはそこからはじまります。
プロジェクトのスケジュール管理って大事ですよね。
9. 柔軟性をもつ
矛盾するようですが、計画はその通りにいかないことも見越しておくと、ほぼ計画どおりに進みます。
つまり、突発的なアクシンデントやこれまで頻発してきたトラブルの発生も考慮して、余裕をもったスケジュールにしておくと、実際になにかが起きたときのダメージが少なく済みます。
くりかえし発生するトラブルは、根本的な対処が必要かもしれません。そのときには「氷山モデル（アイスバーグモデル）」を用いた思考が役立ちます。
びっしり詰め詰めのスケジュールはよくないんですね！
氷山モデルについては、こちらの記事で解説しています！
10. タスクの合間に休憩をとる
直感に反するかもしれませんが、しなければいけないことがあるときほど、休憩が必要になります。
重要なのはタスクにかけた総時間量よりも、集中した時間量だからです。
あなたが集中してゾーンに入るときには、体力を大きく消耗しています。ゾーンに入る前後に短時間の休憩をとらなければ集中力は保たれません。
「ポモドーロ・テクニック」はタイマーを使用して集中と休憩をくりかえす簡単かつ効果的な手法です。
集中すると疲れちゃいますもんね〜。
11. マルチタスクを避ける
マルチタスクとは、同時に複数の作業を処理することです。
スタンフォード大学の研究によると、マルチタスクは生産性が低下するという結果が出ています。原因は、それぞれのタスクに無関係な情報を除去する能力が低下するからだと考えられています。
同時に複数のタスクが終了することは理想的ですが、「急がば回れ」の精神でシングルタスクを選ぶほうが効率的に作業が進むはずです。
ひとつに集中したほうが効率がいいってことですね。
（参考URL：Eyal Ophir「Cognitive control in media multitaskers」）
https://www.pnas.org/doi/abs/10.1073/pnas.0903620106
12. イエスよりもノーを多めに言う
時間管理の核心は、ものごとに優先順位をつけることです。周囲から優先順位の低いタスクを頼まれたときに、それを引き受けてしまうとこれまでの時間管理術が水の泡です。
時間管理のためには、「ノー」と言う勇気が必要になります。
断りづらいと感じるときは、一旦返事を保留しましょう。すぐさまイエスと返事しなければならない状況は限られています。一度持ち帰って考えれば、そのタスクを引き受けるべきかどうか冷静に判断できます。
「ノー」と言ったことが正解だったかどうかは、時間がたてばわかります。タスクが期限に間に合ったあと、断ったことを後悔することはあまりありません。
ついつい引き受けちゃいますよね〜。
時間管理ができるようになると変わること
時間管理は、時間だけではなく仕事に対する考え方に関係します。
日常的に時間管理ができるようになったとき、どうすれば仕事を効率的に終わらせられるかを自然に考えられるようになります。
ものごとに取りくむときに「目的はなにか」「なにを達成すれば合格なのか」という視点をもてるので、周囲に明確な指示を出せるようになります。
「1日の時間がたらない」といつも考えているいたら、自分がやりたいことをすべて達成する日は来ないように感じられるでしょう。しかし時間管理のスキルを身につければ、できないと思っていたことができるようになります。
思考や習慣があなたの可能性を狭めていたことに気づき、変えにくいものを変えることで自分がさまざまなことにチャレンジできるという自信を得ることができます。
